La presente informativa descrive come vengono trattati i dati personali:
- durante la navigazione sul sito www.valmonsrl.it;
- quando si contatta direttamente VALMON;
- quando si accede alle aree riservate;
- quando si utilizzano applicativi e piattaforme digitali sviluppati o gestiti da VALMON per conto dei propri clienti.
Informazione importante per gli utenti degli applicativi
Se stai consultando questa pagina da un applicativo messo a disposizione dalla tua università, amministrazione, impresa o altra organizzazione, il Titolare del trattamento è normalmente l’ente indicato nell’applicativo o nella relativa informativa.
In questi casi VALMON S.r.l. opera di regola come Responsabile del trattamento, ai sensi dell’articolo 28 del Regolamento (UE) 2016/679, e tratta i dati esclusivamente per conto del cliente e sulla base delle sue istruzioni documentate.
Questa informativa fornisce informazioni generali sul ruolo e sulle modalità operative di VALMON, ma non sostituisce l’informativa predisposta dallo specifico ente titolare, che rimane il documento di riferimento per conoscere finalità, basi giuridiche e tempi di conservazione applicabili al singolo servizio.
1. In breve
- VALMON tratta come titolare i dati raccolti attraverso il proprio sito, il modulo di contatto e i rapporti professionali e commerciali diretti.
- Negli applicativi forniti ai clienti, VALMON tratta normalmente i dati per conto dell’ente titolare.
- I dati sono utilizzati soltanto per finalità determinate, legittime e connesse ai servizi richiesti.
- VALMON non utilizza i dati raccolti attraverso il sito per pubblicità comportamentale o profilazione commerciale.
- Per informazioni o per esercitare i propri diritti è possibile scrivere a dpo@valmonsrl.it.
2. Titolare e Responsabile del trattamento
2.1 Quando VALMON è Titolare del trattamento
Per i dati raccolti direttamente attraverso il sito istituzionale, il modulo di contatto e i rapporti contrattuali o professionali gestiti in proprio, il Titolare del trattamento è:
VALMON S.r.l.
Via Lungo l’Affrico 318
50137 Firenze (FI) – Italia
E-mail: info@valmonsrl.it
Sito web: www.valmonsrl.it
2.2 Quando VALMON è Responsabile del trattamento
Nell’erogazione degli applicativi e dei servizi digitali destinati a università, istituzioni di alta formazione, pubbliche amministrazioni, imprese e altre organizzazioni, VALMON opera normalmente come Responsabile del trattamento.
L’ente cliente determina le finalità del trattamento, le categorie di dati utilizzate, la base giuridica e i tempi di conservazione. VALMON tratta i dati esclusivamente secondo le istruzioni documentate ricevute e nel rispetto dell’accordo sul trattamento dei dati sottoscritto ai sensi dell’articolo 28 del GDPR.
L’identità e i recapiti dello specifico Titolare sono indicati nell’informativa pubblicata all’interno dell’applicativo o resa disponibile dall’ente cliente.
2.3 Responsabile della protezione dei dati
VALMON ha designato un Responsabile della protezione dei dati, o Data Protection Officer – DPO.
Il DPO può essere contattato all’indirizzo:
3. Dati trattati
3.1 Dati di navigazione
Durante la navigazione, i sistemi informatici possono raccogliere automaticamente dati tecnici quali:
- indirizzo IP;
- data e ora della richiesta;
- pagina visitata e indirizzo della risorsa richiesta;
- tipo di browser, sistema operativo e dispositivo;
- esito della richiesta e informazioni tecniche necessarie alla sicurezza del servizio.
Questi dati sono utilizzati per consentire il funzionamento del sito, garantirne la sicurezza, diagnosticare problemi tecnici e prevenire accessi non autorizzati.
3.2 Dati inviati tramite il modulo di contatto
Quando l’utente utilizza il modulo di contatto, VALMON tratta i dati inseriti, tra cui:
- nome e cognome;
- indirizzo e-mail;
- ente o organizzazione di appartenenza;
- ambito di interesse;
- contenuto del messaggio.
L’utente è invitato a non inserire nel messaggio dati sanitari, informazioni giudiziarie o altre categorie particolari di dati non necessarie alla richiesta.
3.3 Dati relativi ai rapporti professionali e contrattuali
VALMON può trattare dati identificativi, professionali, amministrativi, fiscali e di contatto relativi a clienti, fornitori, referenti istituzionali e professionisti con cui intrattiene rapporti.
3.4 Dati trattati negli applicativi
Le categorie di dati trattate negli applicativi dipendono dal servizio utilizzato e dalle configurazioni definite dall’ente cliente. Possono comprendere:
- dati identificativi;
- recapiti istituzionali;
- codice utente o identificativo attribuito dall’ente;
- dati relativi all’account e all’autenticazione;
- log di accesso e delle operazioni effettuate;
- informazioni inserite o importate dall’ente;
- contenuto delle richieste di assistenza;
- ulteriori dati necessari alle specifiche funzioni dell’applicativo.
I dati possono essere forniti direttamente dall’utente, trasmessi dall’ente cliente o acquisiti mediante l’integrazione con sistemi informativi autorizzati dal titolare.
Le categorie specifiche, comprese eventuali categorie particolari di dati, sono indicate nell’informativa predisposta dall’ente titolare.
4. Finalità, basi giuridiche e conservazione
4.1 Funzionamento e sicurezza del sito
I dati tecnici di navigazione sono trattati per garantire il funzionamento, la disponibilità e la sicurezza del sito, prevenire utilizzi illeciti e gestire eventuali incidenti.
Base giuridica: legittimo interesse di VALMON alla sicurezza e al corretto funzionamento dei propri sistemi; adempimento di obblighi normativi, quando applicabile.
Conservazione: i log sono conservati per 6 mesi, salvo la necessità di conservarli più a lungo per accertare o gestire eventi di sicurezza, richieste dell’autorità o contenziosi.
4.2 Risposta alle richieste di contatto
I dati forniti tramite il modulo o mediante e-mail sono utilizzati per rispondere alle richieste, fornire informazioni e valutare eventuali collaborazioni.
Base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali richieste dall’interessato; legittimo interesse di VALMON a gestire le comunicazioni professionali e istituzionali.
Conservazione: i dati sono conservati per il tempo necessario a gestire la richiesta e le eventuali comunicazioni successive. Se non segue l’instaurazione di un rapporto contrattuale, i dati sono cancellati al termine della gestione della richiesta, salvo la necessità di conservarli più a lungo per tutelare un diritto in sede giudiziaria.
4.3 Gestione dei rapporti contrattuali e professionali
I dati dei referenti di clienti, fornitori e partner sono trattati per gestire il rapporto, adempiere agli obblighi amministrativi e fiscali, assicurare il supporto e tutelare eventuali diritti.
Base giuridica: esecuzione del contratto o di misure precontrattuali; adempimento di obblighi legali; legittimo interesse alla gestione e tutela del rapporto professionale.
Conservazione: per la durata del rapporto e, successivamente, per i periodi previsti dalla normativa applicabile o necessari alla tutela dei diritti di VALMON.
4.4 Account e aree riservate
I dati relativi agli account sono trattati per consentire l’accesso, verificare l’identità degli utenti autorizzati, gestire i permessi e garantire la sicurezza.
Base giuridica: esecuzione del rapporto contrattuale o professionale; legittimo interesse alla sicurezza dei sistemi.
Conservazione: per la durata dell’abilitazione dell’account; i log di sicurezza sono conservati per 6 mesi, salvo la necessità di conservarli più a lungo per accertare o gestire eventi di sicurezza, richieste dell’autorità o contenziosi.
4.5 Dati trattati per conto dei clienti
Quando VALMON opera come Responsabile del trattamento, finalità, basi giuridiche e tempi di conservazione sono determinati dall’ente cliente.
Alla cessazione del servizio, i dati sono restituiti o cancellati secondo quanto previsto dal contratto, dall’accordo sul trattamento e dalle istruzioni del titolare, fatti salvi eventuali obblighi di legge.
5. Natura del conferimento
Il conferimento dei dati indicati come obbligatori nel modulo è necessario per consentire a VALMON di rispondere alla richiesta. In mancanza di tali informazioni, la richiesta non potrà essere gestita.
I dati indicati come facoltativi permettono di comprendere meglio il contesto e fornire una risposta più pertinente.
I dati tecnici di navigazione sono acquisiti automaticamente durante l’utilizzo del sito e sono necessari al suo funzionamento e alla sua sicurezza.
Negli applicativi, la natura obbligatoria o facoltativa del conferimento e le conseguenze dell’eventuale mancata comunicazione sono stabilite dall’ente titolare e indicate nella relativa informativa.
6. Cookie e servizi esterni
Il sito utilizza cookie tecnici e altri strumenti strettamente necessari alla navigazione, alla sicurezza e al funzionamento delle aree riservate.
VALMON non utilizza cookie di profilazione o strumenti pubblicitari comportamentali senza il consenso dell’utente.
Le informazioni aggiornate sui cookie, sulla loro durata e sugli eventuali servizi esterni che ricevono dati tecnici sono disponibili nella Cookie Policy.
Gli applicativi possono utilizzare cookie tecnici di autenticazione e di sessione necessari all’erogazione del servizio. Eventuali strumenti ulteriori sono descritti nell’informativa e nella cookie policy dello specifico applicativo.
7. Destinatari e fornitori
I dati possono essere trattati, nei limiti delle rispettive funzioni, da:
- personale e collaboratori di VALMON autorizzati e vincolati alla riservatezza;
- fornitori di servizi di hosting, posta elettronica, backup, assistenza e sicurezza informatica, nominati responsabili del trattamento quando previsto;
- consulenti professionali e soggetti che assistono VALMON nell’adempimento di obblighi normativi o nella tutela dei propri diritti;
- autorità pubbliche e altri soggetti ai quali la comunicazione sia obbligatoria per legge.
I dati personali non sono oggetto di diffusione.
Quando VALMON opera come Responsabile, gli eventuali ulteriori fornitori che trattano dati per l’erogazione delle piattaforme sono qualificati come sub-responsabili e sono coinvolti nel rispetto dell’articolo 28 del GDPR e degli accordi con il titolare.
L’elenco aggiornato dei responsabili e sub-responsabili può essere richiesto scrivendo a dpo@valmonsrl.it.
8. Trasferimenti internazionali
VALMON privilegia fornitori e infrastrutture ubicati nello Spazio economico europeo.
Qualora uno specifico servizio comporti il trasferimento di dati personali verso un Paese esterno allo Spazio economico europeo, il trasferimento avviene nel rispetto degli articoli 44–49 del GDPR, sulla base di una decisione di adeguatezza o mediante garanzie appropriate, quali le clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea.
Le informazioni relative agli eventuali trasferimenti effettuati nell’ambito di uno specifico applicativo sono fornite dall’ente titolare nella relativa informativa o documentazione contrattuale.
9. Sicurezza dei dati
VALMON adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio per proteggere i dati da perdita, distruzione, alterazione, divulgazione o accesso non autorizzato.
Le misure comprendono, secondo il servizio e il livello di rischio, sistemi di controllo degli accessi, protezione delle comunicazioni, segregazione degli ambienti, procedure di backup, monitoraggio della sicurezza, gestione degli incidenti e formazione del personale.
Le misure sono periodicamente riesaminate e aggiornate nell’ambito del sistema di gestione della sicurezza delle informazioni. Ulteriori informazioni sugli standard adottati e sul relativo percorso di certificazione sono disponibili nella pagina Standard e conformità.
10. Decisioni automatizzate e profilazione
VALMON non utilizza i dati raccolti attraverso il sito istituzionale per assumere decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo e significativo sull’interessato.
Negli applicativi dei clienti, VALMON non determina autonomamente le finalità di eventuali elaborazioni automatizzate e non assume decisioni sugli interessati. Le funzionalità operano sulla base delle configurazioni, dei criteri e delle istruzioni definiti dall’ente titolare.
Quando uno specifico trattamento rientra nell’ambito dell’articolo 22 del GDPR, le informazioni sulla logica utilizzata, sull’importanza e sulle conseguenze previste sono fornite dal titolare nell’informativa relativa al servizio.
11. Diritti degli interessati
Nei casi e alle condizioni previsti dal GDPR, l’interessato può chiedere:
- l’accesso ai propri dati personali;
- la rettifica dei dati inesatti e l’integrazione di quelli incompleti;
- la cancellazione dei dati;
- la limitazione del trattamento;
- la portabilità dei dati;
- l’opposizione ai trattamenti fondati sul legittimo interesse;
- la revoca del consenso, quando il trattamento è basato sul consenso, senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente alla revoca.
Per i dati trattati direttamente da VALMON
Le richieste possono essere inviate a:
VALMON risponde senza ingiustificato ritardo e, di norma, entro un mese dalla ricezione. Nei casi di particolare complessità, il termine può essere prorogato di ulteriori due mesi, dandone comunicazione all’interessato entro il primo mese.
Per i dati trattati negli applicativi dei clienti
La richiesta deve essere rivolta in prima istanza all’ente indicato come Titolare del trattamento nell’applicativo o nella relativa informativa.
VALMON collabora con il titolare per consentire la gestione della richiesta nei tempi previsti dal GDPR.
12. Reclamo all’Autorità di controllo
L’interessato che ritenga che il trattamento dei propri dati avvenga in violazione della normativa può proporre reclamo al:
Garante per la protezione dei dati personali
Piazza Venezia 11
00187 Roma
www.garanteprivacy.it
Resta ferma la possibilità di rivolgersi all’autorità giudiziaria competente.
13. Modifiche all’informativa
VALMON può aggiornare la presente informativa in caso di modifiche normative, organizzative o tecnologiche, oppure quando cambiano le modalità di trattamento.
La versione aggiornata è pubblicata su questa pagina con l’indicazione della data di revisione. Le modifiche rilevanti per gli utenti degli applicativi sono comunicate ai clienti titolari secondo le modalità previste dai relativi accordi.
14. Contatti
Per chiarimenti sul trattamento dei dati personali o sul ruolo assunto da VALMON:
VALMON S.r.l.
Via Lungo l’Affrico 318
50137 Firenze (FI)
E-mail: info@valmonsrl.it
Responsabile della protezione dei dati – DPO
E-mail: dpo@valmonsrl.it