1. Finalità e ambito di applicazione
Le presenti Condizioni disciplinano l’accesso e l’utilizzo degli applicativi e dei servizi digitali sviluppati, gestiti o messi a disposizione da VALMON S.r.l., con sede legale in Via Lungo l’Affrico 318, 50137 Firenze, P. IVA 05754380482, di seguito “VALMON”.
Gli applicativi VALMON sono destinati prevalentemente a università, enti pubblici, istituzioni formative, organizzazioni e imprese che abbiano stipulato uno specifico contratto con VALMON, di seguito “Cliente”.
Per “Utente” si intende la persona autorizzata dal Cliente ad accedere a uno o più applicativi VALMON.
L’accesso agli applicativi comporta la presa visione delle presenti Condizioni e l’impegno dell’Utente a rispettarle. Qualora l’interfaccia richieda un’accettazione espressa, l’Utente potrà accedere al servizio solo dopo averla effettuata.
Le presenti Condizioni non costituiscono un autonomo contratto di fornitura tra VALMON e il singolo Utente e non modificano il rapporto contrattuale esistente tra VALMON e il Cliente.
2. Documenti contrattuali e criteri di prevalenza
Le caratteristiche dei servizi, le funzionalità disponibili, la durata della fornitura, i livelli di servizio, le modalità di assistenza e gli eventuali corrispettivi sono definiti nel contratto stipulato tra VALMON e il Cliente e nella relativa documentazione.
In caso di contrasto:
- il contratto e i relativi allegati prevalgono per gli aspetti economici e generali della fornitura;
- gli eventuali accordi sul trattamento dei dati personali prevalgono per gli aspetti relativi alla protezione dei dati;
- gli SLA prevalgono per disponibilità, assistenza, manutenzione e gestione degli incidenti;
- le presenti Condizioni regolano il comportamento degli Utenti e le modalità di utilizzo degli applicativi.
Le presenti Condizioni non possono modificare unilateralmente quanto concordato tra VALMON e il Cliente.
3. Descrizione dei servizi
VALMON sviluppa e gestisce piattaforme digitali per la raccolta, l’organizzazione, l’elaborazione, l’analisi e la restituzione di dati, nonché per il supporto ai processi di valutazione, monitoraggio e gestione delle informazioni.
Gli applicativi sono normalmente accessibili tramite browser o attraverso le modalità di integrazione previste per ciascun servizio. Le funzionalità effettivamente disponibili dipendono dall’applicativo utilizzato, dalla configurazione adottata e dal contratto stipulato con il Cliente.
VALMON può aggiornare ed evolvere gli applicativi per migliorarne sicurezza, affidabilità, accessibilità, prestazioni e funzionalità, nel rispetto degli impegni contrattuali assunti.
Gli standard di riferimento adottati da VALMON e lo stato del relativo percorso di certificazione sono riportati nella pagina Standard e conformità.
4. Accesso agli applicativi
L’accesso può avvenire mediante:
- credenziali personali;
- sistemi di autenticazione federata;
- sistemi di identità digitale;
- altre modalità concordate con il Cliente.
Le autorizzazioni e i profili di accesso sono attribuiti dal Cliente o da VALMON sulla base delle indicazioni ricevute dal Cliente.
L’Utente deve:
- utilizzare esclusivamente il proprio account;
- custodire con attenzione le credenziali;
- non comunicare password, codici o strumenti di autenticazione ad altre persone;
- verificare la correttezza dei dati associati al proprio profilo;
- utilizzare dispositivi e browser adeguatamente protetti e aggiornati;
- disconnettersi al termine della sessione, soprattutto quando utilizza dispositivi condivisi;
- segnalare tempestivamente eventuali accessi anomali, smarrimenti delle credenziali o sospetti incidenti di sicurezza.
L’Utente è responsabile delle attività a lui attribuibili. VALMON non risponde degli accessi non autorizzati derivanti dalla condotta dell’Utente, ferme restando le responsabilità di VALMON relative alla sicurezza dei propri sistemi.
5. Diritto di utilizzo
Per la durata e nei limiti previsti dal contratto con il Cliente, VALMON riconosce agli Utenti autorizzati un diritto personale, limitato, non esclusivo e non trasferibile di accesso e utilizzo degli applicativi.
Gli applicativi possono essere utilizzati esclusivamente:
- per le finalità istituzionali o professionali autorizzate dal Cliente;
- nell’ambito delle funzionalità messe a disposizione;
- nel rispetto del contratto, delle presenti Condizioni e della normativa applicabile.
Il diritto di utilizzo cessa quando viene meno l’autorizzazione del Cliente, termina il rapporto contrattuale o ricorrono le condizioni per la sospensione dell’accesso.
6. Comportamenti vietati
È vietato utilizzare gli applicativi per finalità illecite, fraudolente, discriminatorie, diffamatorie o comunque lesive dei diritti di VALMON o di terzi.
In particolare, l’Utente non può:
- accedere a dati, account, funzionalità o aree per le quali non dispone di autorizzazione;
- condividere l’accesso con soggetti non autorizzati;
- aggirare o compromettere sistemi di autenticazione, controllo o sicurezza;
- introdurre virus, malware, codice dannoso o altri elementi in grado di compromettere i sistemi;
- generare traffico artificiale o svolgere attività che possano ridurre la disponibilità del servizio;
- effettuare scansioni, penetration test o altre verifiche di sicurezza senza una preventiva autorizzazione scritta;
- estrarre dati in modo massivo o automatizzato al di fuori delle funzionalità e delle autorizzazioni previste;
- utilizzare bot, scraper o strumenti automatizzati non preventivamente autorizzati;
- alterare, rimuovere o nascondere marchi, avvisi di copyright o altre indicazioni relative ai diritti di VALMON o di terzi;
- riprodurre, modificare, distribuire, concedere in sublicenza o mettere a disposizione di terzi gli applicativi o parti di essi;
- effettuare operazioni di decompilazione, disassemblaggio o reverse engineering, salvo quanto espressamente consentito da disposizioni inderogabili di legge.
Le attività regolarmente autorizzate dal Cliente e previste dalle funzionalità dell’applicativo non costituiscono violazione delle presenti Condizioni.
7. Proprietà intellettuale
Gli applicativi, il codice, le interfacce, la grafica, i modelli, gli algoritmi, la documentazione, i marchi e gli altri elementi realizzati da VALMON sono protetti dalla normativa in materia di diritto d’autore e proprietà intellettuale.
I relativi diritti appartengono a VALMON o ai soggetti che ne hanno concesso legittimamente l’utilizzo.
L’impiego degli applicativi non comporta il trasferimento all’Utente o al Cliente di alcun diritto sul software, salvo quanto eventualmente previsto da uno specifico accordo scritto.
La titolarità e i diritti relativi a sviluppi personalizzati, componenti realizzati su incarico, materiali forniti dal Cliente e risultati delle attività progettuali sono disciplinati dal relativo contratto.
Gli applicativi possono includere componenti di terze parti o software open source, utilizzati nel rispetto delle rispettive licenze.
8. Dati e contenuti del Cliente
I dati e i contenuti inseriti, trasmessi o generati dal Cliente e dai suoi Utenti rimangono nella disponibilità e sotto il controllo del Cliente, fatti salvi i diritti degli interessati e di eventuali terzi.
Il Cliente determina le finalità per le quali i dati sono raccolti e utilizzati ed è responsabile:
- della liceità dei dati e dei contenuti caricati;
- della correttezza e pertinenza delle informazioni;
- dell’attribuzione delle autorizzazioni agli Utenti;
- delle istruzioni impartite a VALMON;
- del rispetto degli obblighi normativi di propria competenza.
VALMON utilizza i dati del Cliente esclusivamente per erogare il servizio, fornire assistenza, garantire la sicurezza dei sistemi e adempiere agli obblighi contrattuali e normativi applicabili.
VALMON non acquisisce diritti di sfruttamento autonomo sui dati del Cliente, salvo quanto espressamente concordato o necessario per adempiere a obblighi di legge.
9. Protezione dei dati personali
Il trattamento dei dati personali è descritto nella Privacy Policy, nelle informative relative ai singoli applicativi e negli accordi stipulati con il Cliente.
Quando VALMON tratta dati personali per conto del Cliente e sulla base delle sue istruzioni, il Cliente opera normalmente in qualità di Titolare del trattamento e VALMON in qualità di Responsabile del trattamento. Ruoli, istruzioni, misure di sicurezza, durata dei trattamenti e modalità di gestione dei dati sono definiti nello specifico accordo previsto dall’articolo 28 del Regolamento (UE) 2016/679.
VALMON può operare come autonomo Titolare per i trattamenti svolti per proprie finalità, quali la gestione dei rapporti contrattuali e amministrativi, la sicurezza dei propri sistemi, la gestione delle richieste di assistenza e l’adempimento degli obblighi di legge.
La concreta attribuzione dei ruoli deve essere verificata con riferimento al singolo trattamento e all’applicativo utilizzato.
10. Disponibilità, manutenzione e assistenza
VALMON adotta misure tecniche e organizzative finalizzate ad assicurare continuità, sicurezza e affidabilità dei servizi.
I livelli di disponibilità, i tempi di presa in carico e risoluzione, le modalità di assistenza, gli orari del servizio e gli eventuali RTO e RPO sono quelli indicati nel contratto e negli SLA applicabili.
VALMON può effettuare interventi di manutenzione programmata, dandone comunicazione secondo le modalità previste contrattualmente. Gli interventi urgenti necessari per la sicurezza o la stabilità dei sistemi possono essere eseguiti senza il normale preavviso, quando ciò sia indispensabile.
Eventuali esclusioni dal calcolo dei livelli di servizio, comprese quelle relative a servizi infrastrutturali di terzi, connettività del Cliente o eventi di forza maggiore, si applicano esclusivamente nei limiti stabiliti dal contratto o dagli SLA.
11. Backup, esportazione e cancellazione dei dati
Le modalità di backup, conservazione, ripristino ed esportazione dei dati sono definite nel contratto, negli SLA e negli accordi sul trattamento dei dati personali.
Alla cessazione del servizio, VALMON mette a disposizione del Cliente i dati secondo le modalità e nei formati concordati, quando previsto dal contratto.
Successivamente, i dati sono restituiti o cancellati in conformità:
- alle istruzioni del Cliente;
- agli accordi sul trattamento dei dati;
- ai tempi tecnici necessari per la rotazione dei backup;
- agli eventuali obblighi di conservazione previsti dalla legge.
Salvo diverso accordo scritto, VALMON garantisce al Cliente la consultabilità dei dati in modalità di sola lettura per un periodo minimo di tre anni dalla cessazione del contratto, al termine del quale i dati sono cancellati in modo sicuro, secondo quanto previsto dall’accordo sul trattamento dei dati.
12. Sospensione dell’accesso
VALMON può sospendere temporaneamente l’accesso di un Utente quando ciò sia necessario per:
- proteggere la sicurezza dei sistemi o dei dati;
- contenere un incidente informatico;
- impedire un utilizzo illecito o non autorizzato;
- adempiere a un ordine dell’autorità;
- interrompere una violazione grave delle presenti Condizioni.
La misura adottata sarà proporzionata alla situazione e, quando possibile, limitata all’account o alla funzionalità interessata.
VALMON informa tempestivamente il Cliente della sospensione e delle relative motivazioni, salvo che la comunicazione sia vietata dalla legge o possa compromettere le attività di sicurezza.
La sospensione dell’intero servizio o degli accessi del Cliente è disciplinata dal contratto.
13. Responsabilità
Ciascun Utente è responsabile delle attività compiute mediante il proprio account quando tali attività siano a lui imputabili.
VALMON non risponde delle conseguenze derivanti:
- da utilizzi non conformi alle presenti Condizioni;
- da dati inesatti, incompleti o illeciti inseriti dal Cliente o dagli Utenti;
- dalla condivisione o custodia inadeguata delle credenziali da parte dell’Utente;
- da dispositivi, reti o sistemi del Cliente non adeguatamente protetti;
- da attività svolte da soggetti non autorizzati per cause non imputabili a VALMON.
Le garanzie, le limitazioni di responsabilità e gli eventuali massimali applicabili al rapporto tra VALMON e il Cliente sono disciplinati dal relativo contratto.
Nessuna disposizione delle presenti Condizioni può escludere o limitare responsabilità che non possano essere escluse o limitate ai sensi della normativa applicabile, comprese quelle derivanti da dolo o colpa grave.
14. Forza maggiore
Gli eventi di forza maggiore e le relative conseguenze sul rapporto di fornitura sono disciplinati dal contratto con il Cliente.
In presenza di eventi imprevedibili, inevitabili e al di fuori del ragionevole controllo di VALMON, quest’ultima informa il Cliente e adotta le misure ragionevolmente possibili per limitare gli effetti dell’evento e ripristinare il servizio.
Un incidente informatico non costituisce automaticamente causa di forza maggiore: la sua qualificazione deve essere valutata in relazione alla natura dell’evento, alla sua prevedibilità e alle misure di sicurezza ragionevolmente applicabili.
15. Servizi e componenti di terze parti
Alcune funzionalità possono dipendere da infrastrutture, sistemi di autenticazione, servizi di interoperabilità o componenti forniti da terzi.
Le dipendenze rilevanti per l’erogazione del servizio e le relative responsabilità sono disciplinate dal contratto e dalla documentazione tecnica applicabile.
Gli eventuali collegamenti a siti o servizi esterni sono forniti per agevolare l’Utente. VALMON non controlla i contenuti o le modalità di trattamento dei dati adottate da soggetti terzi.
16. Modifiche alle Condizioni
VALMON può aggiornare le presenti Condizioni per adeguarle a modifiche normative, tecniche, organizzative o di sicurezza.
Le modifiche sostanziali sono comunicate al Cliente e, ove opportuno, agli Utenti con un ragionevole preavviso, salvo che sia necessario intervenire con urgenza per motivi normativi o di sicurezza.
Le nuove Condizioni si applicano dalla data indicata nella comunicazione o nella pagina aggiornata. Quando richiesto dalla legge o dalla natura della modifica, VALMON richiede una nuova accettazione espressa.
Gli aggiornamenti delle presenti Condizioni non modificano il contratto con il Cliente, che può essere variato esclusivamente secondo le procedure in esso previste.
17. Legge applicabile e controversie
Le presenti Condizioni sono disciplinate dalla legge italiana.
Per le controversie relative al rapporto di fornitura, la competenza è determinata dal contratto stipulato tra VALMON e il Cliente e dalle disposizioni inderogabili applicabili.
Prima di avviare un contenzioso, VALMON e il Cliente si impegnano, ove possibile, a ricercare una soluzione mediante confronto diretto.
18. Segnalazioni e contatti
Per informazioni sulle presenti Condizioni:
VALMON S.r.l.
Via Lungo l’Affrico 318
50137 Firenze (FI)
E-mail: info@valmonsrl.it
Per richieste di assistenza o segnalazioni relative alla sicurezza degli applicativi:
Le vulnerabilità o le anomalie di sicurezza devono essere segnalate responsabilmente, evitando qualsiasi attività che possa compromettere dati, sistemi o continuità del servizio.